A TriDoc standard-ban tárolt dokumentumok elektronikus, valamint papír alapú nyomon követését is támogatja a rendszer. Mivel azonban az elektronikus és papír alapú dokumentumok mozgása szervezeti egységek vagy szervezeti egység és irattár között eltérő ütemben történhetnek, így megoldásunk is egymástól elkülönülten kezeli az iratkép és papír alapú dokumentum mozgatását.

Elektronikus dokumentumok nyomon követése

A rendszerbe felvitt elektronikus iratképeket a munkafolyamatok során több felhasználó is kezelheti. Ennek nyomon követését a rendszer automatikusan végzi, így bármikor visszakereshető, hogy mely felhasználó milyen műveleteket végzett az adott dokumentumon.

Papír alapú dokumentumok nyomon követése

A papír alapú dokumentumok mozgatása történhet az elektronikus iratképpel párhuzamosan vagy attól eltérő ütemben. Ennek megfelelően a rendszerben is külön történhet a fizikai dokumentum vándorlása. 

Amennyiben a papír alapú dokumentumokat is követni kívánjuk, abban az esetben elengedhetetlen a dokumentumok egyedi vonalkóddal történő ellátása. A dokumentumok mozgatásának tényét a rendszerben rögzített átadás-átvételi rekord igazolja.

Egyedi igény esetén RFID dokumentumkövetés megvalósítására is van lehetőség.

Irattározás

Az elektronikus iratképek mellett a fizikai dokumentumok nyomon követésének lehetőségét is biztosítja a rendszer és azzal együtt azok átmeneti, vagy központi irattárba való elhelyezését is. Az irattározás támogatás funkció segítségével bármikor lekérdezhetjük, hogy az adott dokumentum mely fizikai gyűjtőkartonban található és az melyik irattárban került tárolásra.

TriDoc standard

TriDoc Easy document management

A TriDoc termék bevezetésével vállalata iktatási és dokumentum menedzsment folyamatai egységesen kezelhetővé válnak, a folyamatok automatizálásával a dokumentum kezelési hatékonyság nő, a munkaráfordítás jelentősen csökkenthető.

TriDoc standard