A következőkben felsorolt pontok a TriDoc standard rendszer azon lehetőségeit kívánják bemutatni, melyek révén a termék fejlesztés nélkül, pusztán a beépített paraméterezési lehetőségekre építve is testre szabható, a vállalat egyedi igényei szerint alakítható.

A rendszer bevezetésekor ezen pontok előzetes mérlegelése szükséges, hiszen a beállítások jelentős hányada a telepítést követően azonnal elvégzendő.

Felhasználók

A rendszer felhasználóinak létrehozása és karbantartása a Felhasználók képernyő segítségével történik. Minden felhasználó egyedi azonosítóval és jelszóval léphet be a rendszerbe. (A jelszavak központi kezelését AD/LDAP integrációval támogatjuk.)

A rendszerben egyidőben a rendszerbe betöltött licenceknek megfelelő számú felhasználó lehet aktív státuszban. A felhasználószám újabb licencek vásárlásával és feltöltésével a későbbiekben bármikor, korlátozás nélkül növelhető.

Amennyiben távozó kollégáink dokumentumaiba a jövőben is szeretnénk betekinteni, úgy javasolt a felhasználót törlés helyett inaktív állapotba helyezni.

Minden felhasználó számára egyedileg adható meg, hogy mely nyelven kívánja használni a rendszert. Ezt maga a felhasználó a későbbiekben, a rendszerbe történő belépéskor bármikor módosíthatja.

A felhasználóhoz a rendszer partnertörzséből tudunk konkrét személy adatlapokat rendelni.

A felhasználókat definiáló adatok:

• Teljes név

• Felhasználói név

• Nyelv

• Autentikáció formája

• Jelszó

• E-mail

• Kapcsolódó személy

• Szerepkör

• Érvényesség ideje

• Adminisztrátorként beléphet (Igen/Nem)

• Aktív (Igen/Nem)

Szerepkörök és kapcsolódó jogosultságok

Minden felhasználóhoz minimum egy, de akár több szerepkör kerül hozzárendelésre. A rendszer különböző funkcióihoz a felhasználó szerepkörének/szerepköreinek megfelelően férhet hozzá.

A funkció jogosultságok megfelelő paraméterezésével, az egyes képernyőkön található gombok szintjéig szabályozható a hozzáférés.

A termékben a főbb általánosan előforduló szerepkörök már beállításra kerültek, így azok másolásával, módosításával a szerepkörök a vállalati hierarchiához való igazítása könnyedén megvalósítható.

Az egyes menüpontokhoz, funkciókhoz rendelhető hozzáférési szintek:

• Teljes jog

• Olvasási jog

• Olvasási és írási jog

• Nincs hozzáférés

• (Egyedi jog)

Kategória és projekt jogosultságok

Az adatszintű hozzáférést a rendszer kategória és projekt szinten is biztosítja. A különböző kategóriákba tartozó dokumentumokhoz bizonyos felhasználók csak korlátozottan férhetnek hozzá.

A számlákba például csak a pénzügyi osztály szerepkörbe tartozók tekinthetnek bele.

A projekt jogosultságok egyes projektekhez tartozó dokumentumok megtekintésére, szerkesztésére adhatnak jogot bizonyos személyeknek.

Az a személy tehát, aki egyébként nem rendelkezik a pénzügyi osztály dokumentum hozzáférési jogaival, viszont az adott projekt dokumentumaira teljes körű hozzáférést kapott, hozzáférhet a projekthez rendelt számlákhoz.

Az egyes kategóriákhoz és projektekhez rendelhető hozzáférési szintek:

• Teljes jog

• Olvasási jog

• Olvasási és írási jog

• Nincs hozzáférés

Használt nyelvek

A rendszerben használt nyelvek a rendszer telepítésekor kerülnek beállításra. A beépített nyelv minden esetben az angol, az alapértelmezettként választott nyelv pedig az a nyelv, melyen a rendszert alapértelmezetten használni kívánjuk. Ezen felül további három nyelvet választhatunk.

Amennyiben a telepítést követően kerül új nyelv a rendszerbe, úgy a törzsadatok felviteléről külön kell gondoskodnunk.

A felhasználók a rendszer által felkínált nyelvek bármelyikén használhatják a rendszert. Az adatbevitel azonban egy nyelven történik.

Nyelvek testreszabása

A termék címkéinek fordítására egy ergonomikus, egyszerűen kezelhető nyelvi testreszabás képernyőn van mód. Így akár közvetlenül a fordítást követően magában a rendszerben megtekinthetjük a fordítás eredményét.

Termékünk fordítás-támogatási funkcióinak köszönhetően a fordítást végző munkatársak könnyedén kereshetnek egy-egy adott (pl. még nem lefordított) címkére, használhatnak úgynevezett ellenőrző nyelvet a fordítás megkönnyítésére, valamint figyelmeztetést kapnak amennyiben egy fordítás karakterszáma meghaladja a beállított optimális maximális karakterszámot.

Új nyelvek létrehozása

Az új nyelvek létrehozása történhet

• meglévő nyelvre alapozva, annak módosításával, vagy

• új nyelvi fájl készítésével, a teljes címke adatbázis lefordításával.

Az új nyelvek létrehozásához exportáljuk a rendszerből a megfelelő nyelvi fájlokat xml vagy xls formájában, majd a fordítást követően importáljuk vissza a teljes nyelvi fájlt.

Az exportált nyelvi adatbázis tartalmazza a forrás nyelvet, a célnyelvet, opcionálisan az ellenőrzőnyelvet valamint szűrhető duplikációkra. Részfordítások esetén fordíthatunk kiemelt modulokat, csak még le nem fordított címkéket, bizonyos címkéket vagy bizonyos azonosítóval rendelkező címkéket.

Törzsadatok

A törzsadatok a rendszer legördülő mezőiben megjelenő, adminisztrátori szinten egyedileg definiálható adatok. A törzsadatok módosítása azon feladatok közé tartozik, melyet mindenképpen a telepítést követően azonnal javallott elvégezni.

Törzsadatokhoz tartoznak:

• Dokumentum kategóriák

• Dokumentum típusok

• Iktatóhelyek

• Iktatókönyvek

• Projekt kategória

• Projekt típus

• Projekt státusz

• Cég kategóriák

• Cég profilok

• Személy kategóriák

• Személy pozíciók, beosztások stb.

A törzsadatok a rendszerben használt összes nyelvre fordíthatók.

Egyedi mezők

A TriDoc standard rendszerben a különböző entitásokhoz kapcsolódóan tetszőleges számú egyedi mezők felvitelére van lehetőség.

Az egyedi mezők rendelhetők dokumentumokhoz és projektekhez; valamint a cégek és személyek kartonjait is bővíthetjük azokkal. Egyes esetekben - például a dokumentumokhoz kapcsolódó egyedi mezőknél - az egyedi mezők lehetnek típushoz kötött mezők is (pl. csak számlákhoz kapcsolódó 'Számla végösszege' mező).

A kötelező mezőként jelölhetjük meg azokat az egyedi mezőket, melyek kitöltését adatfelvitelkor kötelezővé kívánjuk tenni.

A mezők típusai lehetnek:

• Szöveg - Text input

• Szöveg mező - Text area

• Dátum - Date

• Egész szám - Long

• Jelölő négyzet - Checkbox

• Legördülő lista - List

A mezők megjelenhetnek:

• Adatlapon

• Szűrőmezőknél

• Táblázatokban

• Exportban

• Nyomtatásban

Csoportos iktatási csatornák

Az automatikus tömeges dokumentumiktatás két fő csatornán keresztül lehetséges:

• Alkönyvtárból történő iktatás

• E-mail fiókból történő dokumentum iktatás

E-mail alapú iktató csatornák

E-mail csatorna alapú iktatás esetén az előre meghatározott e-mail fiókok adott időközönkénti beolvasásával történik az iktatás.

A lekérdezés történhet:

• adott percenként

• adott óránként

• adott nap elteltével

• soha (inaktív csatornák esetében)

A beolvasást követően az e-mailek automatikusan törlésre is kerülhetnek.

A TriDoc rendszerben tetszőleges számú e-mail alapú iktatócsatornák beállítására van mód.

Alkönyvtárból iktató csatorna

Alkönyvtár alapú iktatás esetén az előre meghatározott alkönyvtár adott időközönkénti beolvasásával történik az iktatás.

A lekérdezés történhet:

• adott percenként

• adott óránként

• adott nap elteltével

• soha (inaktív csatornák esetében)

A beolvasást követően a beolvasott fájlok automatikusan törlésre is kerülhetnek.

A TriDoc rendszerben tetszőleges számú alkönyvtár alapú iktatócsatornák beállítására van mód.

Automatikus meta adat rögzítés

Az automatikusan iktatásra kerülő dokumentumokhoz meta adatokat is rögzíthetünk. Ezek jöhetnek:

• XML állományból a dokumentummal együtt, amely tartalma változik a dokumentumnak megfelelően,

• állandó XML állományból vagy

• a képernyőn megadott adatokból, amelyek minden rögzítésnél ugyanazok lesznek.

Rendszerbeállítások

A rendszerbeállítások képernyő néhány olyan alapvető beállítási lehetőséget tartalmaz, mellyel a rendszer adminisztrátora a rendszer működésbeli paraméterezését elvégezheti.

Rendszerszinten alkalmazható beállítások:

• E-mail küldési beállítások

• SMTP beállítások

• Jelszó beállítások

• Riportokban megjelenő rekordok száma

• Feltölthető fájlok maximális mérete

• Munkahét, munkanap beállításai

• LDAP beállítások

• Dokumentumokhoz és verziókhoz kapcsolódó beállítások

Szabadnap karbantartás

A szabadnapra eső munkanapok, valamint a munkanapra eső szabadnapok beállítása lehetővé teszi a feladatok, munkafolyamatok határidőre történő elvégzését.