Az iktatott dokumentumokhoz azok típusától függően jóváhagyási folyamatokat rendelhetünk, melyeken az adott dokumentum véglegesítést követően végig halad.
A rendszerben a különböző dokumentum típusokhoz egyedi jóváhagyási folyamatokat definiálhatunk, melyek megadják, hogy mely munkatársaknak és milyen sorrendben kell jóváhagynia az adott dokumentum típusba tartozó dokumentumokat.
A jóváhagyási útvonal lehet soros, párhuzamos, vagy ezek keveréke, ahol a párhuzamos ágaknál külön megadhatjuk, hogy mindegyik felelősnek jóvá kell-e hagynia a dokumentumot. Az adott munkafolyamathoz határidő rendelhető, amelynek lejárta után automatikus figyelmeztetés generálódik az előzetesen megadott személynek és az ő felettesének.
A haladó jóváhagyás segítségével jóváhagyási folyamataiban tetszőleges jóváhagyási szinten tetszőleges jóváhagyót tud meghatározni.
A jóváhagyás minden esetben a dokumentum verzió véglegesítését követően indul el.
Elutasítás esetén az elutasítás tényéről a dokumentum felelőse e-mailben értesül. A felelős egy új dokumentum verzió rögzítésével és véglegesítésével indíthatja el ismét a jóváhagyási folyamatot.
A jóváhagyók az értékelés mellé a megjegyzés mező segítségével hozzászólásokat is rögzíthetnek.
Jóváhagyási munkalista
Jóváhagyási feladataikat a jóváhagyók a Jóváhagyási feladataim képernyőn követhetik nyomon. Itt láthatjuk, hogy mely dokumentumokat kell értékelnünk, és itt jelennek meg azok a dokumentumaink is, melyeket a jóváhagyók már értékeltek.
Az értékelés során lehetőségünk van az adott dokumentumot jóváhagyni vagy elutasítani, illetve mindezekhez megjegyzést is fűzhetünk.
Ha egy dokumentum verziót jóváhagyunk, akkor az továbblép a következő jóváhagyóhoz. Amennyiben mi vagyunk az utolsók a jóváhagyási listán, úgy a verzió jóváhagyott állapotba kerül. Ha elutasítunk egy dokumentum verziót, akkor az visszakerül a felelőshöz, aki egy új, javított verzió feltöltését követően ismét elindítja a folyamatot.
TriDoc standard
TriDoc Easy document management
A TriDoc termék bevezetésével vállalata iktatási és dokumentum menedzsment folyamatai egységesen kezelhetővé válnak, a folyamatok automatizálásával a dokumentum kezelési hatékonyság nő, a munkaráfordítás jelentősen csökkenthető.
