TriDoc standard

TriDoc standard - Dokumentumkezelő megoldás

---

 

Mit nyújt a TriDoc standard alkalmazás?

Egységes dokumentációs rend

Dokumentációs rend alatt egy olyan egységes, átlátható dokumentálási módszertant értünk, melynek alkalmazásával a dokumentumokhoz kapcsolódó feladatok (iktatás, jóváhagyás, archiválás, keresés) elvégzése nem csupán gyorsabbá, hanem rutinszerűen végezhetővé és ezáltal napról napra hatékonyabbá válik.

A TriDoc lehetőséget biztosít a dokumentumok több dimenzió mentén történő rendszerezésére. A TriDoc archívumában rögzített dokumentumokat rendezhetjük kategóriákba, típusokba, de csoportosíthatjuk őket akár projektek szerint is.

A dokumentumok megfelelő strukturálását követően a rendszerben található jogosultságkezelő modul adatszintű hozzáférés-szabályozása révén minden dokumentumhoz csak az arra jogosult személyek férhetnek hozzá.

Kapcsolja össze logikailag összetartozó dokumentumait! Minden a TriDoc rendszerben rögzített dokumentumhoz további dokumentumok kapcsolhatók, így például megkötött szerződéseihez rögzítheti a hozzájuk kapcsolódó teljesítési igazolásokat, számlákat.

Dokumentum életciklus menedzsment

A TriDoc standard rendszer egy-egy dokumentum teljes életciklusának végigkövetését támogatja, annak létrejöttétől a jóváhagyási folyamatokon át egészen az archiválásáig esetleg selejtezéséig.

A TriDoc dokumentum iktatási funkcióját MS Office alkalmazásokba integrálva, akár közvetlenül a dokumentum mentését követően még az alkalmazásból iktathatjuk azt a TriDoc rendszerbe. E-mail alapú irodai eszközeink (szkenner, fax) integrálásával akár nagy mennyiségű dokumentumot is iktathatunk automatikusan, emberi beavatkozás nélkül.

A TriDoc-ba történő iktatáskor minden olyan adatot rögzíthetünk a dokumentumhoz tartozó adatkartonon, mely cégünk számára releváns. A kartonhoz történő fájlcsatolás pedig tetszőleges formátumú fájlok iktatását (pl.: pdf, doc, odt, xls, jpg, png, html, avi, wmv stb.) is lehetővé teszi. A dokumentumok a hozzájuk kapcsolódó összes adattal a TriDoc archívumában kerülnek tárolásra, ahonnan bármikor egyszerűen és gyorsan kikereshetők.

A TriDoc rendszer háromszintű verzionálásának köszönhetően a dokumentumokon történő változások pontosan, verzióról verzióra nyomon követhetővé válnak. A dokumentum kartonokon és verziókon végzett minden művelet (pl.: megnyitás, zárolás, törlés, jóváhagyás, elutasítás) a dokumentum történetben kerül rögzítésre.

A dokumentumok jóváhagyását a beépített workflow modul támogatásával dokumentum típusokhoz és opcionálisan projektekhez rendelve, az általunk tetszőlegesen választott jóváhagyókkal és jóváhagyási szintekkel tudjuk megvalósítani.

Testreszabható megoldás

A TriDoc standard terméket sokéves nagyvállalati rendszerfejlesztési tapasztalatok alapján úgy alakítottuk ki, hogy számos, a rendszer testre szabását segítő funkcióval támogassuk a rendszer használóit.

A különböző testreszabási lehetőségek, mint például az egyedi mezők, dokumentum kategóriák és típusok, a nyelvek testreszabása, vagy a tetszés szerint paraméterezhető jogosultság kezelés mind olyan eszközökké válhatnak a felhasználó kezében melyek egyszerűen kezelhetőek, de megfelelő alkalmazásuk mellett a TriDoc rendszer jelentős mértékben változtatható, a vállalat működéséhez illeszthető.

TriDoc standard rendszer fő előnyei

• Egységes és strukturált dokumentum és adattárolás, gyors visszakereshetőség.

​​A TriDoc-ba iktatott dokumentumok számos paraméter és dimenzió mentén kerülnek tárolása, ezáltal biztosítva a gyors és hatékony visszakereshetőséget.

• Automatikus tömeges iktatás.

A rendszer iktatócsatornákkal támogatja a tömeges, automatikus dokumentum iktatást. A papír alapon nagy számban beérkező számlák, szerződések stb. így közvetlenül a szkennelést és elő-feldolgozást/digitalizálást követően automatikusan bekerülhetnek a rendszerbe.

• Iktatás és visszakereshetőség meta adatok szerint.

Az iktatott dokumentumok több beépített és egyedi meta adattal láthatók el. Ezek mindegyike külön-külön és együtt is használható a dokumentumok visszakeresésénél.

• Szkennelt, OCR feldolgozott dokumentumok kereshetősége (Full text search).​​

A rendszer bevezetését követően azokat a dokumentumokat, hivatalos leveleket is könnyen kikeresheti, amelyek papíron érkeztek az önök cégéhez és amelyek szkennelés OCR feldolgozás után kerültek iktatásra. A rendszer full text search (szabad szöveges keresés) funkciója lehetővé teszi, hogy a csatolt MS Word, Excel, PDF stb. formátumú anyagokban lévő szavakra, kifejezésekre is kereshessenek a felhasználók.

• Sablon alapú dokumentum generálás.

A rendszer lehetőséget biztosít, hogy az arra jogosult felhasználó a kitöltött, vagy más rendszerből érkező meta adatok alapján sablonok felhasználásával új dokumentumot generáljon.

• Beépített workflow modul.

A rendszer workflow modulja az egyszerű és haladó jóváhagyási folyamatokat egyaránt támogatja. A jóváhagyási feladatokról a felelősök automatikus email értesítést kaphatnak.

A rendszer technikai jellemzői

• Platform független szerver oldali alkalmazás.

A TriDoc alkalmazás egy multi-platform rendszer, melyet Windows, Linux és Macintosh környezetben egyaránt alkalmazhatunk. A rendszer szerverkörnyezetbe történő telepítést követően intraneten, vagy interneten keresztül érhető el. A rendszer használatához a felhasználóknak mindössze egy böngészőre van szükségük.

• Teljesen webes rendszer.

Iktassa dokumentumait bárhonnan, bármikor a teljesen webes TriDoc rendszer segítségével! Az általunk alkalmazott RIA technológiával mindezt egy áttekinthető, ergonomikus felhasználói felületen teheti.

• Dokumentumtárolás fájlformátumtól függetlenül.

A TriDoc rendszer bármilyen fájlformátum dokumentumként való iktatását támogatja. Az iktatott dokumentum megtekintése a felhasználó kliens gépének megfelelő alkalmazásával történik.

• Többszintű jogosultságkezelés, magas fokú adatbiztonság.

Az alkalmazásban hierarchikus jogosultsági szerepkörök alakíthatók ki. Felhasználói szerepkörönként kialakítható, hogy ki, milyen funkciókhoz, adatokhoz férhet hozzá.

• Többnyelvű használatot támogató felhasználói felület.

A TriDoc standard rendszer valódi többnyelvű rendszer, a támogatott nyelvek közül 5 nyelvet telepíthet a rendszerbe, ezek közül a nyelvek közül választhatnak a felhasználók. A rendszerben használt nyelvi verziók ezen felül szabadon testreszabhatók, akár teljesen új nyelvi verziók is létrehozhatók.