Dokumentum iktatás
A TriDoc standard használatával rendet teremthet céges dokumentumai között. Az iktatott dokumentumok több beépített és egyedi meta adattal láthatók el. Ezek mindegyike külön és együtt is használhatók a dokumentumok visszakeresésénél. (Képernyőkép: Dokumentum iktatás)
A dokumentumkartonhoz történő fájlcsatolás tetszőleges formátumú fájlok tárolását (pl.: pdf, docx, odt, xlsx, jpg, png, html, avi, wmv stb.) teszi lehetővé. A dokumentumok a hozzájuk kapcsolódó összes adattal a TriDoc archívumában (adatbázis) kerülnek tárolásra, ahonnan bármikor egyszerűen és gyorsan kikereshetők.
Csoportos, manuális iktatással egyszerre akár több tíz, kiválasztott dokumentumot is tudunk iktatni a rendszerbe.
A TriDoc dokumentum iktatási funkcióját MS Office alkalmazásokba integrálva, akár közvetlenül a dokumentum mentését követően még az alkalmazásból iktathatjuk azt a TriDoc rendszerbe.
E-mail alapú irodai eszközeink (szkenner, fax) integrálásával akár nagy mennyiségű dokumentumot is iktathatunk automatikusan, emberi beavatkozás nélkül.
A folder (alkönyvtár) alapú iktatás segítségével a megadott mappákban található dokumentumok is – az előre beállított paraméterekkel - automatikusan iktatásra kerülnek a rendszerbe.
Háromszintű verzionálás
A TriDoc rendszer minden behelyezett állományt egy háromszintű verziószámmal lát el, amelyet vagy a felhasználó ad meg, vagy a rendszer maga generál. Mindkét esetben garantált, hogy a legutóbbi verziónál nagyobb verziószámmal kerül rögzítésre a dokumentum.
Dokumentumok összekapcsolása
Kapcsolja össze logikailag összefüggő dokumentumait. Iktatott szerződéseihez kapcsoljon teljesítési igazolásokat, átvételi jegyzőkönyveket, kiállított számlákat!
Csoportmunka támogatás – Check-in Check-out
A TriDoc rendszer a csoportmunka során ügyel arra, hogy az adott dokumentumon ne történjen konkurens szerkesztés, valamint a csoportmunka minden pontján, nyomon tudjuk követni, hogy az adott pillanatban kinek a szerkesztése alatt áll a dokumentum.
Dokumentum iktatás adatlap másolással
Amennyiben több azonos vagy hasonló meta adatokkal rendelkező dokumentumot szeretnénk egymást követően iktatni, úgy azt az 'Új adatmegtartás'-sal funkció segítségével tehetjük meg; mely segítségével egy teljesen új dokumentum adatkartont hozhatunk létre, melynek mezői megegyeznek a korábbi dokumentummal.
Sablon alapú dokumentum-generálás
A TriDoc rendszer sablonkezelő modulja lehetőséget biztosít a sablon alapú dokumentum-generálásra a rendszerben kezelt sablonok felhasználásával. A sablonok alapján történő dokumentum-generálás a rendszer egyéb funkcióihoz hasonlóan szerepkörhöz köthető jogosultság birtokában érhető el.
A sablon alapú dokumentum-generálást használható formanyomtatvány alapú dokumentumok, jegyzőkönyvek, termékleírások, szerződések, megrendelőlapok, HR dokumentumok stb. előállítására. A generált dokumentumok célformátum a docx vagy pdf.
A sablon alapú dokumentumkészítés a megfelelő előkészítést követően egyszerűen, közvetlenül a dokumentum adatkartonjáról történhet.
A docx formátumú sablonok feltöltése a Dokumentum sablonok képernyőn történik. A feltöltést követően a docx sablonban lévő helyörzőket rendeljük össze a rendszerben található egyedi mezőkkel és alap meta adatokkal. (Helyörzőket a dokumentum bármely részében elhelyezhetünk; lehetnek egy folyó szöveg részei, megjelenhetnek táblázat celláiban.) A megfelelő összerendelést követően a dokumentumban a rendszer a sablon alapú dokumentumgenerálás során automatikusan kitölti a dokumentum adatkartonon kitöltött mezőket, majd iktatja a rendszerbe a legenerált fájlt.
A rendszerbe akárhány sablon feltöltésére van mód, melyeket kategóriákba és típusokba rendezhetünk.
TriDoc standard
TriDoc Easy document management
A TriDoc termék bevezetésével vállalata iktatási és dokumentum menedzsment folyamatai egységesen kezelhetővé válnak, a folyamatok automatizálásával a dokumentum kezelési hatékonyság nő, a munkaráfordítás jelentősen csökkenthető.
